浙江水利水电学院党政公文处理办法

发布者:总务处办公室发布时间:2021-03-09浏览次数:204


第一章  总则

第一条:为推进我校公文处理工作科学化、制度化、规范化,进一步提高公文处理工作质量和效率,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发201214号)和《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012,结合我校实际,制定本办法。

第二条:党政公文是学校党委和行政实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻党和国家的方针政策,公布规章制度,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。

第三条:公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作;公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条:党委办公室、院长办公室是学校党政公文的管理部门,负责对学校各职能部门(直属单位)、各党总支和各系(院、部)的公文处理工作进行业务指导和督促检查。全校各单位应高度重视公文处理工作,各单位均应指定专人从事公文处理工作。

第二章:公文种类

第五条:我校党政公文种类主要有:

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

(三)公告。适用于向校内外宣布重要事项。

(四)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(五)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(六)通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文,发布校内规章制度,任免人员。

(七)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(八)报告。适用于向上级部门汇报工作、反映情况,回复上级部门的询问。

(九)请示。适用于向上级部门请求指示、批准。

(十)批复。适用于答复下级单位请示事项。

(十一)函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十二)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第六条:公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

()份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

()密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

()紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

()发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时,发文单位标志可以并用联合发文单位名称,也可以单独用主办单位名称。

()发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办单位的发文字号。

学校发文字号编写详见“浙江水利水电学院党政公文发文字号规定”。

()签发人。上行文应当标注签发人姓名。

()标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

()主送单位。公文的主要受理单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

()正文。公文的主体,用来表述公文的内容。

()附件说明。公文附件的顺序号和名称。

(十一)发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发单位负责人签发的日期。

(十三)印章。公文中有发文单位署名的,应当加盖发文单位印章,并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文可以不加盖印章。

(十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

(十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十六)抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位,应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

(十七)印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

(十八)页码。公文页数顺序号。

第七条公文的具体版式按照《浙江水利水电学院党政公文版式》执行(详见附件)。

第八条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第九条公文用纸幅面采用国际标准A4型(210mm×297mm),文字自左至右横写,在左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十条:行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十一条:学校各单位的行文关系,根据各自隶属关系和职权范围确定。

(一)党委办公室和院长办公室根据授权可以向各职能部门(直属单位)、各党总支和各系(院、部)行文。学校其它部门文件仅用于发布部门职权范围内的一般性工作。部门文件不能对外使用。

(二)中共浙江水利水电学院纪律检查委员会、中共浙江水利水电学院委员会保密委员会按照工作职责可以向各职能部门(直属单位)、各党总支和各系(院、部)行文。浙江水利水电学院工会委员会和共青团浙江水利水电学院委员会根据各自所属群团组织内的有关规定行文。

(三)各职能部门(直属单位)在各自职权范围内,可以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项,就日常具体工作安排等向各系(院、部)、直属单位的办公室发布通知。根据学校党委和行政的工作部署安排,可以党委办公室或校长办公室名义转发、转批公文。

第十二条校内请示和报告应当遵循以下规则:

(一)学校各单位不得以本单位名义越级向学校主管单位行文。

(二)“请示”应当一事一文,原则上只写一个主送单位,不得多头主送,如需同时送多个单位,应当用抄送形式。

(三)属于学校有关职能部门职权范围内的具体问题,应当直接报送相关职能部门处理,不必向学校请示。学校各职能部门对职权范围内的事情,要认真研究,尽职尽责地解决,不得推诿、拖延。确需学校解决的问题,职能部门要事先提出具体意见。除领导直接交办的事项外,“请示”一般不直接送领导个人。

(四)不得在“报告”中夹带请示事项。

(五)职能部门转呈系(院、部)或相关单位的请示报告应先提出拟办意见,不得原文转报。

第五章 发文办理

第十三条:发文办理一般包括起草、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。

第十四条:起草,是发文的第一道程序,以党委、学校名义发文,全校综合性文件由党委办公室、院长办公室负责组织有关部门起草,单一业务性文件由业务归属部门承办。对于涉及多个部门职权范围的文件,主办部门应与有关部门协商起草。

起草公文应做到:

  (一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。

(四)文种正确,格式规范。应当使用国家法定计量单位;公文中的数字,除部分结构、层次序数和作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

结构层次序数第一层为“一”,第二层为“()”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。规章制度中依次为章、节、条、款等。

(五)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名

(六)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(七)公文涉及其他单位职权范围内的事项,起草单位必须征求相关单位意见,力求达成一致。

(八)起草公文应先填写“浙江水利水电学院发文稿纸”。

第十五条:审核,会签

(一)部门以党委、学校名义制发的公文,先由本部门负责人审核,交党委办公室、院长办公室从内容、格式等方面进行核稿。对不符合要求的公文,党委办公室、院长办公室可将文稿退回拟稿部门进行修改。

(二)凡涉及几个部门工作的校级公文,先由主办部门会同有关部门负责人审核并签署意见,会签意见应当明确具体;再送党委办公室、院长办公室进行核稿。不得将意见不一致的文稿提交校领导签发。公文送交党委办公室、院长办公室核稿的时间一般应比正式发文时间提前2个工作日以上。

(三)部门公文,由部门负责人审核。

第十六条:公文签发

(一)校级公文,经党委办公室、院长办公室核稿后呈相关校领导签发。签发人应签署意见、姓名和日期。

(二)政策性强、涉及面广的重要公文,重要的请示、报告由党委书记或受委托的副书记、校长或受委托的副校长签发。

(三)内容涉及各条、块专项事务的,由分管校领导签发,如同时涉及其他副职领导人分管范围的,应先送其他副职审核会签。

(四)紧急公文,如遇签发领导外出等特殊情况,可由其他校领导签发。

(五)涉及学校重要事项,但又不需要以党委或学校名义发文时,可用党办或院办名义发文,由党委办公室或院长办公室主任签发。

(六)以学校名义与外单位联合发文,应按校内办文程序处理完后,再送外单位会签;外单位与我校联合发文,应先由党委办公室、院长办公室审核后,再送校领导签发。

(七)部门公文,由部门负责人签发。

(八)文稿一经签发,一般不准改动。如确需改动,必须重新核稿,并报原签发领导审定。

第十七条:缮印、校对

(一)公文经校领导签发后,由党委办公室、院长办公室登记、编号、交付缮印。

(二)打印公文要符合公文格式。必须准确、迅速、保密、整洁、清晰。

(三)打印好的公文由拟稿部门校对,校对须认真、细致,重要公文须“二校”,校对人签字后才能打印。

(四)发现原稿有差错或疑问时,应向核稿人或拟稿人提出,不得随意更改,以原稿为依据,校对人未校对准确而出现差错,由校对人负责;校对已改正,打字员没有改正,由打字员负责。

第十八条:用印

缮印后文件按公文印装格式装订,盖印前必须检查,未经党委办公室、院长办公室核稿和校领导签发的文件不予用印。盖印必须端正、清楚,上不压文、骑年盖月。严格控制盖印份数,不得擅自增加。

第十九条:分发

公文分发前,分发人应认真检查分发的文件是否盖印,有无差错,以学校名义发布的文件统一由党委办公室、院长办公室分发。

第六章 收文办理

第二十条 收文办理指学校党政机关收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、分送、批办、承办、催办等程序。

(一)签收。由学校机要室负责校外公文签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。发现问题,须及时向发文部门查询,并采取相应的处理措施。

(二)登记。收文后,机要室应对公文的主要信息和办理情况作详细记载。涉密公文登记簿登记,非涉密公文扫描上网处理。

(三)初审。公文登记后由机要室根据来文性质送交党委办公室、院长办公室主任进行初审。初审的重点是:是否应当由学校办理,是否涉及校外其他单位职权范围内的事项。

(四)承办。党委办公室、院长办公室主任对公文初审后,交由机要室分送。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报有关校领导批示或者转有关单位办理;需要两个以上单位办理的,应当明确主办单位。紧急公文应当明确办理时限。承办单位对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。文件阅毕后应当天送还,对确需保留的文件,经党委办公室、院长办公室同意后复印留存。密件按照保密规定办理。

(五)传阅。机要室根据批示意见和工作需要将公文及时送传阅对象阅处。在办理公文传阅时,应当随时掌握公文去向,避免漏传、误传、延误。除主要校领导有指示外,公文不应在校领导之间自行横传。

(六)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,紧急公文或者重要公文应当由党委办公室、院长办公室负责催办,一般公文应当定期催办,督促承办单位按期办结。

(七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。

(八)对文件的处理结果,由经办人或党委办公室、院长办公室有关文书人员在“文件处理专用纸”上简要注明。

第七章 公文归档和管理

第二十一条:公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和我校档案管理的有关规定,由学校档案部门进行集中统一管理,个人不得保存应当归档的公文。

第二十二条:归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定由校内各部门进行整理(立卷),定期向学校档案部门移交。

第二十三条:联合办理的公文,原件由主办单位立卷,其他单位保存复制件。

第二十四条:复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经学校领导批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应经发文机关或者其上级机关批准。翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期和份数;公文复制件作为正式文件使用时,应当加盖复制机关证明章,视同正式文件妥善保管。

第二十五条 绝密级公文由党委机要秘书管理,按有关规定定期办理清退手续。

第二十六条 秘密公文应当通过机要交通(机要交通信)传递、密电传输,不得密电明传、明电密电混用。绝密公文不得利用计算机、传真机传输。

第二十七条公文的撤销和废止,由发文单位或者上级部门根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第二十八条:没有收档和存查价值的公文,经过鉴别和主管领导人批准,可以定期销毁。销毁秘密公文,应当进行登记,由2人监销,保证不丢失、不漏销。

第二十九条: 单位合并时,全部公文应当随之合并管理;单位撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时,所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章附则

第三十条本办法由党委办公室和院长办公室负责解释。

第三十一条本办法自发文之日起施行。


附件1

浙江水利水电学院公文传阅规定


1.送学校的公文,统一由党委办公室、院长办公室签收,并对收到的公文主要信息和办理情况进行编号登记,公文登记要求做到一日一毕。

2. 党委办公室、院长办公室主任对收文提出拟办意见,及时将公文送校领导或相关职能部门,并做好流转登记,掌握公文去向;普通公文每日送一次,急件即时分送。

重要来文及领导批件,送党委办公室、院长办公室主任提出意见后报相关校领导阅示。相关校领导外出,要尽快将重要内容、批件精神向其报告。

3.全校各部门每日至少一次到收发室信箱领取公文。

4.校领导作出批示的文件,党委办公室、院长办公室要及时转送有关部门办理,同时复印校领导批示页留存备查。如该文件还需其他校领导传阅的,则先复印转送相关部门。

5.承办部门对交办的公文应当及时办理,阅知性公文传阅完毕后,阅文处室应在2个工作日内将公文原件退还党委办公室、院长办公室;阅办性公文有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回党委办公室、院长办公室并说明理由。

省水利厅和教育厅交办的文件,除有规定时限外,必须在7个工作日内办理完毕;重要文件(包括上级领导批示件),党委办公室、院长办公室要负责催办,限期办理完毕。

部门之间征求意见或会签文件,除有规定时限外,必须在5个工作日内予以答复;如因特殊情况不能按期答复,应当提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式。

6. 党委办公室、院长办公室收回文件时,应仔细查看阅件人有无在传阅单上签注批阅意见、姓名和日期。如有漏签,应及时提醒相关领导或部门补签。

7. 党委办公室、院长办公室于每日下班前要收回当日校领导批阅完毕的文件,如发现有急件尚未批示,应及时请示。